Doctorsite für das Praxisteam

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Im Bereich Terminverwaltung finden Sie mehrere Untermenüs für die Buchungsplattform, die die nächsten Abschnitte genauer vorstellen.

Hier sortieren Sie Termine über die kleinen Icons am oberen Rand (kommende Termine, spätere Termine und vergangene Termine). Farbige Balken vor einem Eintrag geben einen Hinweis, ob es sich um einen bestätigten Termin (grün), einen unbestätigten Termin (grau), eine Patientenabsage (lila) oder einen vom Praxisteam abgesagten (rot) bzw. abgelehnten Termin (gelb) handelt.

In der Liste sehen Sie ebenfalls, welcher Arzt oder Therapeut zuständig ist. Die dritte Spalte zeigt den Besuchsgrund und die vierte Spalte, wann der Termin gebucht wurde. Über die farbigen Symbole in der fünften Spalte können Sie die Erinnerungsfunktion (E-Mail/SMS) aktivieren, einen Termin stornieren oder ablehnen, die Detailansicht öffnen oder einen Eintrag löschen.

In der Voreinstellung zeigt der Kalender den aktuellen Monat an; der heutige Tag ist hervorgehoben. Am oberen Rand finden Sie Filter, um gezielt den Kalender eines Arztes/Therapeuten, alle Termine, die noch nicht bestätigten, die bestätigten, abgelehnten, abgesagten oder vom Patienten abgesagten Termine einzublenden. Die Kalenderansicht kennzeichnet den Status der Termine mit denselben Farben wie die Listenansicht. Über blaue Schaltflächen schalten Sie zur Wochen- oder Tagesansicht um.
 

Egal, ob Sie in der Listen- oder Kalenderansicht sind – über die blaue Schaltfläche Termin hinzufügen ganz am oberen Rand öffnen Sie eine Eingabemaske, um einen neuen Termin einzutragen. Wählen Sie den Kalender, den Besuchsgrund, das Datum und die Uhrzeit aus. Im Feld darunter ist Platz für Anmerkungen, Notizen und Kommentare. Auf der rechten Seite wählen Sie aus dem Aufklappmenü einen vorhandenen Patienten aus oder klicken auf Add new patient, um einen neuen Patienten in der Kartei anzulegen.

Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen, um den neuen Termin in den entsprechenden Kalender einzutragen.

Über die farbigen Symbole schalten Sie direkt zur Kalenderansicht eines Arztes/Therapeuten, duplizieren einen vorhandenen Eintrag oder löschen diesen. Wenn Sie das Icon mit dem Stift zum Bearbeiten oder die Schaltfläche Kalender hinzufügen anklicken, öffnet sich ein Dialogfenster, um weitere Einstellungen vorzunehmen.

Hier können Sie den Namen der Ärztin oder Therapeutin eintragen, eine optionale Beschreibung hinzufügen, eine Farbe aussuchen und vordefinierte Besuchsgründe aus einem Aufklappmenü aussuchen. Darunter befindet sich ein Schieberegler, um den Status von aktiv auf inaktiv (und vice versa) zu setzen. Auf der rechten Seite legen Sie fest, an welchen Tagen jemand arbeitet und welche Stunden buchbar sind. In der Voreinstellung gibt es Zeitslots von jeweils 15 Minuten; Sie können aber auch eigene Uhrzeiten bestimmen. Direkt darunter gibt es einen Schieberegler: Ziehen Sie diesen nach rechts, um alle Termine, die Ihre Patienten/Klienten online gebucht haben, automatisch zu bestätigen und in den Kalender einzutragen.

Blättern Sie weiter nach unten, um die Benachrichtigungsfunktion zu konfigurieren. Hier tragen Sie eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse der Praxis ein. Außerdem können Sie Textbausteine erstellen, die per Mail verschickt werden, wenn ein Termin bestätigt, abgesagt oder abgelehnt wird.

Am oberen Rand finden Sie Filterfunktionen, um nach aktiven und inaktiven Leistungen zu sortieren, sowie ein Suchfeld. In der Listenansicht können Sie die Besuchsgründe bearbeiten und löschen.

Ein Klick auf die Schaltfläche Besuchsgrund hinzufügen öffnet ein Dialogfenster zum Konfigurieren einer neuen Praxisleistung. Hier tragen Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung ein. Wählen Sie außerdem aus dem Aufklappmenü eine der vordefinierten Zeitspannen aus. In der Voreinstellung ist jeder Besuchsgrund sofort aktiviert; über den Schieberegler am unteren Rand können Sie die Leistung aber deaktivieren.

Unter dem Namen finden Sie das Datum der Registrierung und am oberen Rand ein Suchfeld, um nach einem Namen oder Geburtsdatum zu suchen. Über die Symbole neben den einzelnen Einträgen können Sie diese betrachten, bearbeiten und löschen.

Klicken Sie auf Patient hinzufügen, um einen neuen Eintrag anzulegen. Geben Sie einen Namen, den Geburtstag, die Mailadresse usw. ein. Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet.

• Schieberegler Absagen: Dürfen Patienten/Klienten ihre Termine selbst absagen?

• Falls ja: Wie viele Stunden im Voraus dürfen Patienten/Klienten absagen?

• Wie viele Termine gleichzeitig darf jemand maximal buchen?

• Erhalten Patienten/Klienten eine Bestätigung per E-Mail?

• Wollen Sie eine automatische Erinnerung einrichten?

• Wie lautet die Mailadresse des Absenders für die automatische Erinnerung?